Privacyverklaring

1. Wie ben ik

Crystal Helder is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• Naam praktijk: Crystal Helder
• Eigenaar: Crystal Molenaar
• Rechtsvorm: Eenmanszaak
• Vestigingsadres: Westbroekse binnenweg 56 ac36
• Postcode en plaats: 3612 AJ Tienhoven
• KvK-nummer: 70630879
• Telefoonnummer: 06-54375884
• E-mailadres: info@crystalhelder.nl
• Website: www.crystalhelder.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

Afhankelijk van het contact en de dienstverlening (zoals een coachtraject, sessie of workshop) verwerkt Crystal Helder de volgende gegevens:

• Contact- en identificatiegegevens: voor- en achternaam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
• Bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens): gezondheidsklachten, medische achtergrond, hulpvragen, intakegegevens en inhoudelijke sessienotities of voortgangsverslagen.
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer en factuurgegevens.
• Overige gegevens: correspondeer je per e-mail of via andere kanalen, dan worden die berichten bewaard.

Gezondheidsgegevens vallen onder ‘bijzondere persoonsgegevens’. Hier wordt extra zorgvuldig en vertrouwelijk mee omgegaan.

3. Met welk doel en op welke grondslag verwerk ik deze gegevens?

Crystal Helder verwerkt jouw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen en op basis van deze juridische grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst: om een coachingstraject, traject, training of workshop goed uit te kunnen voeren, de afspraken in te plannen en de administratie en facturatie af te handelen.
• Expliciete toestemming: gezondheidsgegevens, intakes en sessienotities worden alleen verwerkt als je hiervoor expliciet schriftelijk (of digitaal) toestemming hebt gegeven.
• Wettelijke verplichting: denk aan het voldoen aan de fiscale bewaarplicht voor de Belastingdienst.
• Vitale belangen: in zeldzame situaties waarin sprake is van acuut dreigend gevaar voor jou of je omgeving, kan het noodzakelijk zijn om informatie te delen met hulpdiensten of bevoegde instanties.

4. Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren of om aan wetgeving te voldoen:

• Financiële en administratieve gegevens (facturen): 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht)
• Cliëntdossiers en sessienotities: 3 jaar na het einde van het traject
• Algemene contactaanvragen / e-mails: maximaal 1 jaar na het laatste contact, tenzij er een overeenkomst uit voortvloeit

Na afloop van de bewaartermijn worden alle gegevens veilig vernietigd of geanonimiseerd.

5. Delen van gegevens met derden

Crystal Helder verkoopt jouw gegevens nooit aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld als dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Verwerkingen vinden plaats via de volgende (categorieën van) dienstverleners:

• Boekhouder / administratiekantoor: uitsluitend voor het verwerken van de financiële administratie.
• IT- en softwareleveranciers: denk aan de hostingpartij van de website, veilige e-mail- en opslagdiensten (cloud opslag) en boekhoudsoftware.

Met alle externe partijen die jouw gegevens in opdracht verwerken, zijn (verwerkers)overeenkomsten gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.

6. Cookies en websitegebruik

Deze website maakt gebruik van functionele en analytische cookies (en/of vergelijkbare technieken):

• Functionele cookies: noodzakelijk voor het technisch goed laten werken van de website.
• Media / ingesloten inhoud: op de website worden media getoond (zoals ingesloten audio van Spotify of Soundcloud en links naar social media). Deze partijen kunnen cookies plaatsen of je surfgedrag volgen als je van deze diensten gebruikmaakt.
• Analytische cookies: om de website te verbeteren en het gebruik te meten (zo ingesteld dat je privacy maximaal behouden blijft).

Bij een eerste bezoek aan de website kun je via de cookiebanner jouw voorkeuren instellen.

7. Geautomatiseerde besluitvorming

Crystal Helder maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering. Dit betekent dat er geen besluiten over jou worden genomen door computerprogramma’s of -systemen zonder dat daar een mens (Crystal) tussen zit.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang, zijn de volgende maatregelen genomen:

• Gebruik van beveiligde verbindingen (SSL/HTTPS op de website)
• Sterke wachtwoorden en twee-staps-verificatie (2FA) op computers, mobiele apparaten en accounts
• Beperkte toegang: alleen Crystal Molenaar heeft toegang tot jouw (digitale) dossier
• Fysieke documenten of papieren notities worden opgeslagen in een afgesloten ruimte/kast

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heb je de volgende rechten:

• Recht op intrekking van toestemming: je kunt eerder gegeven toestemming (bijvoorbeeld voor het verwerken van gezondheidsgegevens) op elk moment intrekken.
• Recht op bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen een specifieke verwerking van jouw gegevens.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: je kunt een verzoek indienen om de digitale gegevens die we van jou hebben over te dragen naar jezelf of een andere organisatie.
• Recht op beperking: je kunt vragen om de verwerking van jouw gegevens tijdelijk stil te zetten.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar info@crystalhelder.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kan er gevraagd worden om een identiteitsbewijs (waarbij je pasfoto, MRZ, paspoortnummer en BSN zijn afgeschermd). Crystal Helder reageert zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand op jouw verzoek.

10. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt? Neem dan in eerste instantie direct contact op via info@crystalhelder.nl zodat we er samen uit kunnen komen. Komen we er niet uit, dan heb je op grond van de privacywetgeving het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens (via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd om te blijven voldoen aan wet- en regelgeving. De meest actuele versie is altijd te vinden op de website. Bij ingrijpende wijzigingen worden actieve cliënten hierover per e-mail geïnformeerd.